Waarom een zakelijk e-mailadres

Als ondernemer wil je een goede en professionele indruk maken. Dat kan op verschillende manieren, hier hoort vaak ook een e-mail bij. Als je overweegt om een bedrijf te starten of al een bedrijf gestart hebt is het belangrijk om een domeinnaam te registreren. Deze domeinnaam is de basis voor een website maar ook voor je e-mail. Een eigen zakelijk mailadres heeft verschillende voordelen. 

 

In deze blog een toelichting waarom een zakelijk mailadres belangrijk is en de verschillende soorten mailboxen die je daarbij kunt gebruiken.

Een zakelijk e-mailadres biedt een 4-tal belangrijke voordelen:

 

Google, Microsoft en andere partijen bieden gratis mogelijkheden voor mailboxen. Gratis bestaat niet, maar als er geen kosten aan verbonden zijn is dat een verleidelijk alternatief. De werking van deze mailboxen is prima, toch is dit gratis direct ook een min punt. Wanneer bedrijven van deze gratis mailadressen gebruik maakt is de uitstraling ook gratis. Veel professioneler is om een eigen domein naam te registreren en bijbehorende mailadressen te gebruiken. Zo maakt info@loodgieterjansen.nl een veel betere indruk dan jansen389@gmail.com.

 

Door een eigen domein en mailadressen te gebruiken ontstaat herkenbaarheid voor de klanten en kunnen ze u ook veel makkelijker terugvinden. Deze eigen domeinnaam en mailbox(en) kunnen gebruikt worden in de verschillende communicatie uitingen zoals advertenties, folders, posters en meer. De eigen domeinnaam zorgt naast een professionele uitstraling ook voor de unieke herkenbaarheid. 

 

Met een eigen domeinnaam en e-mailadres is het ook  makkelijker om privé en werk te onderscheiden. Privé berichten komen in de privé box binnen en zakelijke berichten in de zakelijke box. Bovendien is het vaak eenvoudig mogelijk om meerdere zakelijke mailadressen te gebruiken.

Gratis is niet gratis, voor niets gaat de zon op. Dat Google en Microsoft en anderen gratis mailboxen aan bieden heeft alles t maken met het feit dat ze graag meer van hun klanten willen weten. Deze gegevens gebruiken ze zelf maar worden ook aan andere partijen verkocht. U mag zelf weten wat u daarvan vindt, maar wanneer u ook mail van klanten ontvangt is ook deze informatie niet langer privé.

 

Naast de mogelijkheid om een mailaccount te installeren zijn de meeste mailboxen ook via een online webmail omgeving te benaderen. U kunt op deze manier vanaf verschillende apparaten op verschillende locaties uw mail afhandelen. Op kantoor, thuis, onderweg en op vakantie. 

Om goed bereikbaar te zijn, zeker al er dagelijks een groter volume e-mails binnen komt, en/of er binnen de organisatie meerdere personen actief zijn en mailverkeer afhandelen, is het vaak handig om binnen het eigen domein meerdere e-mailadressen aan te maken. Deze verschillende soorten e-mailadressen zetten we op rijtje.

 

Een standaard e-mailadres is de info@jouwdomein.nl mailbox dat door veel organisaties wordt gebruikt. Op deze manier zijn ze gemakkelijk bereikbaar. Een nadeel is dat spammers dit mailadres makkelijk kunnen raden en kunnen gebruiken.

 

Een eerste vervolgstap op het info@ mailadres is een mailbox met eigen naam, bijvoorbeeld: jouwnaam@jouwdomein.nl. Je kunt deze naam op bijvoorbeeld je visitekaartje vermelden. Op deze manier kun je persoonlijk mailverkeer eenvoudig afhandelen.

Voor het versturen van facturen wordt ook vaak voor een eigen mailadres gekozen. Dit omdat het versturen soms door een boekhoudprogramma gebeurd. Op deze manier  kan het versturen en eventueel het afhandelen van vragen vanuit dit specifieke adres facturen@jouwdomein.nl mailadres gebeuren. 

Voor een overzichtelijke boekhouding is het belangrijk dat niet alleen de verkoopfacturen goed geadministreerd worden maar ook de inkoopfacturen. Door leveranciers hun facturen naar een specifieke mailbox te laten sturen blijft ook deze overzichtelijk.

 

Als bedrijven groter zijn dan zal er ook sprake zijn van mailverkeer tussen medewerker en organisatie. Dit is veelal vertrouwelijk en daarom niet geschikt om nog via algemene mailadressen zoals info@ af te handelen. Voor deze situaties is het aan te raden om een special hr@jouwdomei.nl mailbox te openen waar alleen hr-medewerkers toegang tot hebben.

 

Wanneer gebruik gemaakt wordt van software die geheel of gedeeltelijk mailberichten versturen is het verstandig om een no-reply@jouwdomein.nl mailbox aan te maken. Ontvangers van deze berichten herkennen dit en weten dat het om een door software verzonden bericht gaat en dat een reply niet gaat werken.

 

 

Wil je je jezelf professioneel presenteren dan hoort daar een eigen domeinnaam bij met bijbehorende mailbox. Een tweede voordeel is dat je extra mailadressen kunt toevoegen waardoor de afhandeling van het mailverkeer niet alleen professioneler maar ook overzichtelijk wordt.