Voorraadbeheer als basis voor meer omzet en tevreden klanten

Bij een webshop is voorraadbeheer een belangrijk onderdeel. Met voorraadbeheer zorg je ervoor dat de belangrijkste producten goed op voorraad zijn en organiseer je beter dat de voorraad van producten die minimaal verkopen tijdig wordt afgebouwd. Met goed voorraadbeheer zorg je ervoor dat de klant volop producten kan bestellen, de omzet daardoor zo hoog mogelijk is en aan de andere kant de voorraad zo laag mogelijk is waardoor de opslagkosten beperkt worden of in de beschikbare ruimte vooral de goede producten worden opgeslagen. In deze blog een aantal praktische punten die bijdragen aan een goede organisatie van voorraadbeheer.

 

De eerste stap naar een goed georganiseerd voorraadbeheer is het bijhouden en volgen van je voorraad. De basis hiervoor is de voorraad in het systeem te zetten, de verkopen af boeken en de ontvangsten bij te boeken. De data die zo gegenereerd wordt geeft inzicht in verkopen en voorraad wat nuttig is voor het nemen van inkoopbeslissingen.

 

Heb je naast een webshop ook een fysieke winkel dan is het belangrijk om de verkopen van de winkel en de webshop te koppelen. Dat betekent een koppeling tussen kassa- en webshopststeem. Vaak gaat dit via een zogenaamde API-koppeling waarbij informatie tussen de beide systemen wordt uitgewisseld. Een belangrijke keuze is om één van de twee systemen als lijdend aan te wijzen, waarbij het leidende systeem de voorraad bijhoudt en waar waarschijnlijk ook de nieuwe producten worden toegevoegd en beheerd. Een bijkomend voordeel is dat wanneer je vanuit één systeem werkt je ook minder kant op fouten hebt.

 

Een webshop met weinig producten houdt makkelijker overzicht dan een een webshop met veel producten. Hoer meer producten op voorraad moeten worden gehouden hoe complexer het wordt. Een eerste hulpmiddel is om de producten te categoriseren. Hierbij zijn twee dimensies het belangrijkst en dat is "volume" en "marge". De meest interessante producten zijn uiteraard producten met een goede marge en groot volume, maar producten met een kleinere marge maar wel een groot volume kunnen ook nog steeds interessant zijn of producten met een klein volume maar een hoge marge.

 

Een manier om de producten op basis van volume te categoriseren op volume is de ABC-classificatie. Hierbij worden de producten gesorteerd op basis van verkopen en staat het product met de hoogste verkopen bovenaan. De A-categorie producten worden gevormd door de eerste 80%. Dit betreft vaak een kleiner deel van het assortiment. De B-categorie producten zijn de volgende 15% van de omzet en de C-categorie producten door de laatste 5%. De B- en C-categorie zijn vaak grotere delen van het assortiment. De focus bij het op voorraad houden van producten ligt uiteraard op A-categorie producten.

 

Een manier om producten op marge te classificeren is om de verkoop en de inkoopprijs te vergelijken. Het verschil hiertussen is de bruto marge. In de praktijk moeten hier nog diverse kosten afgetrokken worden. In de praktijk blijkt het lastig om de diverse kosten aan producten toe te wijzen en wordt er vaak met gemiddelde kosten gewerkt. Voor wie het eenvoudig wil houden werkt deze bruto marge als indicatie goed genoeg om de aantrekkelijkheid binnen het assortiment te bepalen.

Verkopen zijn zelden regelmatig en de levertijden van leveranciers kunnen variëren. Om die reden is het goed om een veiligheidsvoorraad, ook wel ijzeren voorraad genoemd, aan te houden. Met name voor A-categorie producten. Dit voorkomt dat producten niet geleverd kunnen worden, dit is immers slecht voor de klanttevredenheid en voor de omzet.

 

Net zo belangrijk als het voorkomen van "nee-verkoop" is het voorkomen dat je blijft zitten met onverkoopbare voorraad. Want naast goed verkopende producten zullen er ook producten zijn met tegenvallende verkopen. Probeer deze producten zo snel mogelijk te signaleren en maak een afweging of deze producten geschikt zijn voor een actie of dat een prijsaanpassing noodzakelijk is. Een actie kan zijn door aandacht op bepaalde producten te bevestigen, een combi te maken met een ander product of een prijsverlaging gedurende een bepaalde periode. Een prijsaanpassing is vooral bedoeld om de verkopen aan te moedigen op een lager prijsniveau.

 

Zeker ook bij grotere webshops is artikelcodering een belangrijke voorwaarde. Bij het overtypen van artikelnummers kunnen echter makkelijk fouten gemaakt worden. Het gebruik van barcodes in combinatie met barcodescanner is dan een goede stap. De barcodes kunnen ook goed gebruikt worden bij vastleggen van opslaglocatie, voorraadcontrole, bij het picken van orders en/of controle van order vlak voor verzending.