Een ledenadministratie zet verenigingen op voorsprong

Een ledenadministratie ondersteund verenigingen bij een belangrijke taak: de ledenadministratie. Met name wanneer het ledenaantal groeit dan is een wat serieuzer softwarepakket aan te raden. Soms is een actief lid bereid om zelf iets te maken. Het nadeel hiervan is dat de vereniging op den duur afhankelijk wordt van dit ene lid. Standaardpakketten voor ledenadministratie verschillen onderling nogal in functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Bij de aanschaf van de software is het van belang te letten op wat het programma allemaal kan. We geven hier een opsomming van een aantal belangrijke zaken. 

 

• Gebruikersinterface
  Een goede gebruikersinterface is een eerste vereiste. Het gebruik moet bij voorkeur zelfsturend mogelijk zijn, zonder extra handleiding of instructie. 
  
  
• Aantal leden
  Hoeveel leden kunnen zijn geregistreerd? Is er een maximum en heeft dit invloed op de prijs? Blijft de prestatie wel voldoende bij grotere aantallen gegevens? Kunnen meerdere leden van een gezin of leefeenheid herkend worden in bijvoorbeeld een gezinsoverzicht? Soms wonen niet alle leden op hetzelfde adres. In dat geval moet er een mogelijkheid zijn om deze leden te koppelen.
  
  
• Aantal gebruikers
  Zijn er meerdere gebruikers gewenst, of is een standalone systeem afdoende. Indien er meerdere gebruikers zijn dan moet het systeem ‘multi-user’ zijn waarbij de gegevens over en weer ingevoerd en opgevraagd kunnen worden. Bijvoorbeeld online software is hier geschikt voor.

• Boekhouden
  Is er een (gekoppeld) boekhoudsysteem mogelijk en zo ja, kunnen de individuele debiteuren geboekt worden of kan het verzameldebiteur geboekt worden?
  
  
• Contributies en tarieven
  Er zijn meestal verschillende ‘contributiegroepen’ waarbij aan iedere groep een ander bedrag is toegekend. Bijvoorbeeld ‘Junioren’, ‘Senioren’, ‘Donateurs’ et cetera. Het bijbehorende bedrag kan opgebouwd worden uit meerdere componenten. Bijvoorbeeld het eenmalige inschrijfgeld en de (contributie)bijdrage in 1 of meerdere termijnen. Daarnaast wordt vaak een staffel gehanteerd voor leden die zich in de loop van een seizoen aanmelden en er een gestaffelde korting geldt. Een speciale vorm is het abonnement. Hierbij geldt dat de ingangsdatum individueel is en op elke dag kan ingaan.
  

• Overgang naar nieuwe seizoen
  Bij de overgang naar het nieuwe seizoen moet het eenvoudig zijn om de aanwezige gegevens over te hevelen naar een nieuwe periode. Hierbij moet het mogelijk zijn om automatisch de nieuwe bedragen vast te laten stellen, bijvoorbeeld bij een leeftijdsgebonden overgang van junioren naar senioren. De vorige periode moet je kunnen afsluiten. Eventuele achterstanden en vooruitbetalingen moeten dan in de nieuwe periode zichtbaar zijn.
  
  
• Pasfoto’s en memovelden
  Leden binnen een kleine vereniging worden persoonlijk herkend. Bij grotere verenigingen waarbij de administratie en de toegang gescheiden is, kan het registreren van een pasfoto nuttig zijn. Deze foto is dan ook te gebruiken voor een ledenpas. Ook het registreren van extra gegevens in een memoveld kan erg handig werken omdat allerlei extra informatie dan geregistreerd kan worden.
  
  
• Indeling van leden
  Leden kunnen dikwijls op verschillende manieren ingedeeld worden. Bijvoorbeeld naar soort lidmaatschap, per regio, herkomst of andere kenmerken. Een juiste indeling is essentieel voor een overzichtelijke ledenadministratie. Hierbij kan vaak hulp of advies van de leverancier zeer welkom zijn om bijvoorbeeld meerdere mogelijkheden met de voor- en nadelen aan te laten geven.
  
  
• Voldoende exportmogelijkheden
  De selecties moeten op allerlei gangbare manieren gemaakt zijn, zoals Word, Excel, PDF, CSV en/of XML-bestand. Daarnaast moet het mogelijk zijn om zelf Word-brieven en/of etiketten aan te kunnen maken.
  
  
• Rapportages
  De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals ledenlijsten, openstaande posten, verjaardagskalender en presentielijsten.