Digitaliseren is slim, zeker nu

De wereld wordt steeds digitaler. Vanuit de EU wordt er al een paar jaar nadruk gelegd op digitalisering in het MKB en staat dit onderwerp hoog op de agenda. Dat is niet voor niet, dit is omdat digitaal werken voor meer flexibiliteit en meer structuur leidt waardoor meer overzicht ontstaat waardoor de professionaliteit verhoogd wordt, de efficiëntie verbeterd en het geheel meer klantgerichtheid. Veel bedrijven hebben last (gehad) van corona en zullen moeten herstellen. Digitalisering kan hier, juist nu, goede oplossingen bieden!

 

 

Digitaliseren is niet alleen slim om te herstellen van corona. Digitalisering is altijd slim, belangrijke drijfveren hierachter zijn:

Nu de consument steeds meer online doet, en daarmee in toenemende mate behoefte heeft aan goed goeorganiseerde digitale processen worden organisaties juist met obstakels geconfronteerd. Een belangrijke oorzaak is dat veel organisaties door corona hun omzet zagen afnemen en daardoor juist minder budget hadden om extra stappen te zetten in het proces van digitalisering.

Digitaliseren is meer dan een overstap van papier naar digitaal. Bij digitaliseren zijn 3 kernwoorden belangrijk:

 

Centraliseren: Grootte organisaties hebben al jaren geleden de overstap gemaakt naar geïntegreerde systemen zoals ERP. Hiermee wordt data niet alleen gecentraliseerd maar kan deze data ook makkelijker gedeeld worden waardoor er op meer plekken betere beslissingen genomen kunnen worden. Ook voor het MKB is het belangrijk om de data te gaan centraliseren en deze informatie te delen.

 

Automatiseren: Ook is het belangrijk om te kijken hoe de informatie verzameld wordt. Als informatie handmatig wordt verzameld dan is het een uitdaging hoe deze informatie meer geautomatiseerd verzameld kan worden waarbij niet alleen het kosten aspect een rol speelt maar ook de snelheid waarmee de informatie beschikbaar kan komen. Als informatie in andere system beschikbaar is dan is het een uitdaging om deze systemen direct met elkaar te verbinden. Real-time informatie uitwisseling zou hierbij het streven moeten zijn.

Data laten stromen: Als data real-time beschikbaar is is het belangrijk om deze data zoveel mogelijk te laten stromen. Maak er gebruik van om de klant de juiste service re bieden en indien mogelijk de service zelfs uit te breiden. Informeer de klant, dit kan in eerste reactief, maar probeer dit naar proactief om te buigen. Probeer daar waar mogelijk ook deze processen te automatiseren.

 

 

Nu de data op centraal is verzameld en decentraal beschikbaar is biedt dat organisaties verschillende voordelen:

 

Inzicht in de eigen processen: Door meer informatie te verzamelen en beschikbaar te hebben kan dat inzicht geven in belangrijke organisatie parameters zoals: de waarde van de uitstaande facturen, inzicht in klantwaarde, verkoop kanalen die de beste klanten opleveren maar ook processen of procesonderdelen waar het vaak misloopt.

 

Een betere afhandeling van klantprocessen: Nu informatie centraal beschikbaar is en breder toegankelijk is wordt het makkelijker om dit te organiseren/ Medewerkers hoeven niet langer op 1 plek aanwezig te zijn. Maar kunnen ook, bijvoorbeeld ten gevolge van corona op verschillende plekken aanwezig zijn. Ze kunnen nu eenvoudig de zelfde data delen en zelfs aanvullen met nieuwe gegevens.

De basis voor verdere innovatie: Als de processen goed lopen en de afhandeling van klantvragen goed gestructureerd verloopt en door de systemen goed wordt ondersteund kan digitalisering ook het innovatie proces ondersteunen. Dit kan op verschillende niveaus: dit kan op het niveau van klantinformatie en procesverbetering waarbij de processen zoveel mogelijk worden geoptimaliseerd en informatie zoveel mogelijk voor de klant direct toegankelijk is maar kan ook door het toepassen van enige intelligentie tot innovatie. 

 

 

Het overgrote deel van de MKB-ers vindt digitalisering belangrijk en willen daar ook uitvoering aan geven maar niet alle organisaties hebben scherp hoe ze dit het beste kunnen organiseren. Daarom hier een stappenplan:

 

Stap 1: Analyseren van de huidige situatie en maken masterplan: Allereerst is het belangrijk om te weten wat digitaliseren inhoudt en naar de eigen organisatie en processen te kijken wat de status van de digitalisering is. Vervolgens is het belangrijk om vast te stellen welke stappen er genomen moeten worden en welke stappen als eerste gezet moeten worden. Als het hele proces in kaart is gebracht ontstaat uiteindelijk een masterplan.

 

Stap 2: Design thinking prototype bouwen en valideren: Voordat er begonnen wordt met het digitaliseren is het belangrijk om ook de klante te betrekken en te vragen wat hij/zij nodig is. Vervolgens kan begonnen worden met het digitaliseringsproces. Het advies is om dit in kleine stapjes te doen en steeds als er een deelstapje afgerond is dit te testen of het voldoet aan de verwachtingen. Ook is het goed om te kijken of het deelresultaat effect heeft op het eindresultaat en eventueel moet het eindresultaat bijgesteld worden.

Stap 3: Doorontwikkelen, doorontwikkelen, doorontwikkelen: Digitalisering is nooit af, ontwikkeling stopt nooit. Steeds opnieuw moet er naar het speelveld gekeken worden. Waar vragen klanten om? Wat doet de concurrentie? Wat zijn de eigen sterktes en zwaktes? Kortom waar zijn ontwikkelingen nodig en hoe benut je op de beste manier de kansen. Opnieuw moet op basis hiervan een masterplan opgesteld worden en moeten nieuwe ontwikkelingen in gang gezet worden.

 

De Backoffice speekt vaak een belangrijke rol bij digitalisering. Hierin worden belangrijke gegevens aan elkaar gekoppeld. Klanten, Producten, Orders. De webXpress Backoffice is ontwikkeld om de digitalisering van organisaties te ondersteunen en blijft zich voortduren verder ontwikkelen om steeds meer kansen te benutten.