7 tips om je voorraadbeheer slim te organiseren

Ben je de eigenaar van een webshop of winkel dan heb je dagelijks te maken met voorraadbeheer. Voor de meeste ondernemers is het een hele uitdaging om van alle producten uit het assortiment de voorraad bij te houden met als doel een goede service naar de klant en tegelijkertijd de voorraad zo laag mogelijk te houden om de opslagkosten te minimaliseren. Bovendien helpt een goed voorraadbeheer om overzicht te houden en processen efficiënt te organiseren. Het goed managen van voorraad draagt op verschillende manieren bij aan het succes van een, aan de ene kant een service aspect en zorgen dat de klant goed bediend wordt met een betere omzet tot gevolg en aan de andere kant een kosten factor die de kosten zo laag mogelijk houden. In dit artikel een 7-tal tips om het voorraadbeheer slim te organiseren.

 

 

De eerste stap om voorraadbeheer te organiseren is het volgen van de voorraad. Hoeveel is er van een bepaald product aanwezig, hoeveel gaat eraf (verkopen) en hoeveel komt er bij (ontvangsten). Het bijhouden van de voorraad kan op verschillende manieren, het kan met potlood en papier, met een Excel spreadsheet of met een voorraadbeheer systeem. Een voorraadbeheer systeem heeft hierbij de voorkeur omdat dit speciaal voor dit doel is ingericht. Daarbij kan vaak gebruik gemaakt worden van barcodescanning om de goederenstromen te kunnen volgen en het afboeken van verkopen en het bijboeken van ontvangsten te vereenvoudigen. Als er niet alleen verzonden wordt maar ook directe verkopen plaats vinden is ook een koppeling met een kassasysteem handig. Het gebruik van een voorraadbeheersysteem vraagt vaak wel om een investering, denk hierbij aan gebruik van de software maar ook de tijd om het in te richten.

 

 

Om je voorraad goed te beheren en beslissingen te kunnen nemen ben je informatie nodig. Het is belangrijk om naast de gebruikelijke productinformatie zoals artikelnummer, artikelnaam, artikelfoto(s), artikelprijs en mogelijk belangrijke gegevens zoals, kleur, maten, gewicht nog extra gegevens op te slaan zoals: leverancier, (magazijn)locatie en categorie. Het is belangrijk om te weten wie de producent of leverancier is. Dit om vervolgbestellingen te kunnen plaatsen maar ook een inschatting te kunnen maken bij de levertijd. Het opslaan van de magazijnlocatie is handig om het product terug te kunnen vinden en om ervoor te zorgen dat het product steeds op dezelfde plek licht. Het bepalen van een categorie kan helpen om je aandacht en energie op de juiste categorie te focussen. Over categorie meer in de volgende tip.

 

 

Niet ieder product is even belangrijk, Er zijn producten die een belangrijke bijdrage hebben in je omzet en er zijn producten die een kleine bijdrage hebben in je omzet. Als er geen voorraad is van producten die een belangrijke bijdrage hebben dan gaat er belangrijke omzet verloren en loop je kans dat de besteller het product ergens anders gaat zoeken. In het ergste geval komt hij zelfs niet meer terug. Het is dus belangrijk om deze producten altijd goed op voorraad te hebben. Producten die een minimale bijdrage hebben zijn eerder producten waarvan je mogelijk teveel voorraad hebt en misschien zelfs beter een korting op kunt geven om te voorkomen dat ze onverkocht in het magazijn blijven liggen. Een bruikbare classificatie is de ABC-classificatie. Hierbij zijn er 3 categorieën. De A-categorie is de belangrijkste categorie. A-producten zijn producten die gezamenlijk voor 80% bijdragen om de omzet. Vaak gaat dit maar om een kleiner aantal producten, in de praktijk is dit circa 20% van het assortiment. B-producten zijn producten die na de A-producten, zo'n 15% van de omzet zijn en vaak 30% van het assortiment. C-producten zijn producten die de laatste 5% aan de omzet bijdragen maar vaak 50% van de het assortiment zijn. 

 

Nu we de producten gecategoriseerd hebben kunnen we makkelijker beslissingen nemen. Belangrijk is om de voorraad actief te gaan managen door hier periodiek naar te kijken. Afhankelijk van de verkopen zal dat maandelijks, wekelijks of dagelijks moeten gebeuren. Voorraadbeheersystemen hebben vaak een signaallijst waarop artikelen dir aandacht nodig zijn staan vermeld.

 

Bij het managen van de voorraad is het belangrijk om A-categorie producten goed op voorraad te houden en tijdig te bestellen. Ook is het belangrijk om de aantallen verkopen te bereken. Afhankelijk van de bestelfrequentie kan het minimum aantal bepaald worden. Stel dat de verkopen gemiddeld 50 per week zijn en de bestelfrequentie is 2 week dan moeten er minimaal 100 besteld worden. Het is goed om eventueel een veiligheid in te bouwen en er bijvoorbeeld 20 extra op voorraad te houden.

 

 

Bij een C-categorie product heeft het tijdig bijbestellen geen prioriteit. Als een C-categorie product niet op voorraad is dan geeft dit mogelijk een nee-verkoop. Maar de impact op de omzet is klein. Het risico van een C-categorie product is eerder dat er teveel van op voorraad is. Bij C-categorie items is het daarom eerder zaak om te zorgen dat er niet teveel van op voorraad is en eventueel het product met korting te verkopen. Doe dit zeker als producten mode gevoelig zijn.

 

Bij tip 5 werd al aangegeven dat het belangrijk is om een veiligheid in te bouwen. Deze veiligheid is bedoeld om de variatie in verkopen op te vangen. Als er gemiddeld 50 per week verkocht worden betekent dit niet dat er elke dag exact 10 verkocht worden. Dit kan de ene dag 20 zijn en een andere dag 0. Om dit soort variaties op te vangen is het belangrijk om een veiligheidsvoorraad aan te houden, dit wordt ook wel ijzerenvoorraad genoemd.

 

 

Voorraadbeheer is niet alleen slim inkopen en actief beheren maar ook marketing. Mogelijk kun je A-categorie boosten door deze meer aandacht te geven of een een gerichte actie. Bij C-categorie items moet je tijdig durven om dit product een aantrekkelijke korting te geven zodat ze uitverkocht worden. Blijft er voorraad over dan kun je dit weggooien maar ook aan een goed doel schenken. Dit laatste levert dan nog weer positieve aandacht.